NARZĘDZIE PUNKTOWEJ OCENY RYZYKA ARACHNE
Czym jest ARACHNE?
ARACHNE jest zintegrowanym narzędziem informatycznym umożliwiającym eksplorację danych i wzbogacanie danych, opracowanym przez Komisję Europejską. Ma ono wspierać instytucje zarządzające w prowadzeniu kontroli administracyjnych i zarządczych w dziedzinie funduszy strukturalnych (Europejski Fundusz Społeczny i Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego).
ARACHNE
- ustanawia kompleksową bazę danych dotyczącą projektów realizowanych w ramach funduszy strukturalnych w UE i przekazanych przez instytucje zarządzające EFS i EFRR;
- wzbogaca dane o publicznie dostępne informacje, aby zidentyfikować – na podstawie określonego zestawu wskaźników ryzyka – projekty, beneficjentów, umowy i wykonawców, którzy mogą być podatni na ryzyko nadużycia finansowego, konfliktu interesów lub nieprawidłowości;
- nie ma jednak na celu oceny indywidualnego zachowania poszczególnych beneficjentów funduszy i nie służy do automatycznego wykluczenia beneficjentów z otrzymywania środków finansowych; narzędzie to oferuje bardzo wartościowe powiadomienia o ryzyku, umożliwiające udoskonalenie kontroli zarządczych, lecz nie dostarcza żadnych dowodów wystąpienia błędów, nieprawidłowości czy nadużyć finansowych.
ARACHNE może zwiększyć skuteczność wyboru projektów i kontroli zarządczych oraz pomóc w identyfikowaniu nadużyć finansowych, ich zapobieganiu i wykrywaniu.
Jaka procedura służy do obliczania ryzyka?
- Instytucje zarządzające EFS i EFRR w państwach członkowskich przekazują Komisji Europejskiej dane operacyjne dotyczące projektów.
- Dane te są następnie uzupełniane o informacje z zewnętrznych źródeł danych (Orbis i World Compliance), zawierających oficjalnie opublikowane i ogólnodostępne dane o przedsiębiorstwach i powiązanych z nimi osobach.
- ARACHNE oblicza poszczególne wskaźniki ryzyka.
Jakiego rodzaju informacje są przetwarzane?
ARACHNE gromadzi dane pochodzące od instytucji zarządzających EFS i EFRR oraz z zewnętrznych źródeł. Dane dotyczą osób prawnych i osób fizycznych. Przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych:
1. dane pochodzące od instytucji zarządzających EFS i EFRR:
- beneficjenci: imię i nazwisko/nazwa, adres, nr VAT, liczba pracowników, obrót;
- partnerzy projektu: imię i nazwisko/nazwa, adres, nr VAT, obrót;
- (pod)wykonawcy: imię i nazwisko/nazwa, adres, nr VAT, obrót;
- usługodawcy: imię i nazwisko/nazwa;
- członkowie konsorcjum: imię i nazwisko/nazwa, adres, nr VAT, obrót;
- główni eksperci w umowach o świadczenie usług: imię i nazwisko, data urodzenia;
- powiązane osoby: imię i nazwisko, data urodzenia, funkcje.
2. dane pochodzące ze źródeł zewnętrznych, dostarczone przez Vadis Technologies:
a) ORBIS – od komercyjnego dostawcy Bureau Van Dijk:
- informacje o przedsiębiorstwach: informacje finansowe, adres, dane historyczne;
- udziałowcy/zarząd/główny personel: imię i nazwisko, data urodzenia, funkcje;
b) WORLD COMPLIANCE – od komercyjnego dostawcy LexisNexis Risk Solutions, Inc.:
- profile osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne oraz członków ich rodzin i bliskich współpracowników;
- lista sankcji obejmująca osoby i przedsiębiorstwa, którym przypisano najwyższy poziom ryzyka;
- listy dotyczące egzekwowania prawa zawierające informacje otrzymane od organów regulacyjnych i rządowych oraz treść ostrzeżeń i informacje o działaniach wszczętych przeciwko danym osobom i przedsiębiorstwom;
- monitorowanie gazet i czasopism pod kątem informacji istotnych dla oceny ryzyka (w tym informacji publikowanych w głównych gazetach internetowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej i państwach trzecich).
Jeśli użytkownik narzędzia ARACHNE, tj. Komisja Europejska lub państwo członkowskie, uzna, że wewnętrzne i zewnętrzne źródła danych nie pasują do siebie, musi to zgłosić zespołowi ds. Arachne w departamencie ds. IT w DG EMPL za pośrednictwem tzw. feedback loop (informacja zwrotna). Korekty wprowadzone w ten sposób będą miały wpływ na system ARACHNE (obliczone ryzyko), a nie na pierwotne źródło informacji.
Podstawa prawna
Art. 325 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) nakłada na Komisję i państwa członkowskie obowiązek zwalczania nadużyć finansowych i wszelkich innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii. Zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie jest zatem powszechnym obowiązkiem wszystkich służb Komisji w kontekście ich codziennych czynności związanych z wykorzystaniem zasobów.
Podstawę prawną systemu ARACHNE stanowią:
- art. 60, 61, 62, 69 oraz sekcja 1 i 2 rozdziału IV rozporządzenia Rady nr 1083/2006;
- art. 13, 14, 16, 19, 37 oraz sekcja 7 rozporządzenia Komisji nr 1828/2006;
- rozdział 2.2.3 komunikatu Komisji w sprawie strategii zwalczania nadużyć finansowych;
- rozporządzenie nr 966/2012 w świetle art. 325 i 317 TFUE.
Jakie są korzyści dla instytucji zarządzających?
Spełnienie wymogów rozporządzenia (UE) nr 1303/2013
Włączenie ARACHNE do systemu zarządzania i kontroli oraz skuteczne stosowanie tego narzędzia w codziennym zarządzaniu wnioskami o zwrot wydatków i projektami oraz ich weryfikacji w dużej mierze pomoże spełnić wymóg zawarty w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Komisja opracowała niewiążące wytyczne techniczne dla państw członkowskich, aby pomóc im we wdrażaniu przepisów tego artykułu (zob. wytyczne EGESIF 14-0021-00 z dnia 16 czerwca 2014 r.).
Bezpłatna instalacja i użytkowanie narzędzia punktowej oceny ryzyka
Komisja oferuje państwom członkowskim bezpłatne opracowanie i wdrożenie narzędzia punktowej oceny ryzyka ARACHNE. Umowa ramowa podpisana przez Komisję obejmuje licencje na użytkowanie ARACHNE na cały okres programowania 2014–2020 (do momentu zakończenia okresu). Przed wygaśnięciem umowy planuje się przeprowadzenie oceny wykorzystania i wpływu tego narzędzia. W zależności od wyników tej oceny Komisja zaproponuje przedłużenie tej umowy po zakończeniu obowiązywania aktualnej umowy ramowej i będzie zdecydowanie opowiadać się za udostępnianiem bezpłatnych licencji organom krajowym.
Szkolenia i wsparcie techniczne oferowane przez Komisję
Na wniosek organów krajowych Komisja zapewnia szkolenie osobom, które korzystają z tego narzędzia. Ponadto instytucje zarządzające zostaną poinformowane, jak uwzględnić ten program w codziennej pracy oraz jak go włączyć do ich systemu zarządzania i kontroli. Komisja realizuje ten sam cel co organy krajowe i lokalne, tj. zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom i ich zwalczania oraz zwiększania skuteczności i efektywności kontroli zarządczych.
Zwiększanie skuteczności i efektywności kontroli zarządczych
Narzędzie punktowej oceny ryzyka ARACHNE oferuje najnowocześniejsze rozwiązania w dziedzinie eksploracji danych i wzbogacania danych. Zastosowanie tej zaawansowanej technologii znacznie się przyczyni do zwiększenia skuteczności i efektywności kontroli zarządczych przy wyborze operacji oraz zarządzania finansami i kontroli programów operacyjnych. Kontrole operacji przeprowadzane na miejscu i kontrole administracyjne w odniesieniu do każdego składanego przez beneficjentów wniosku o zwrot kosztów są kosztowne i pochłaniają zasoby administracyjne. Narzędzie ARACHNE pomaga w efektywnej alokacji zasobów ludzkich do przeglądu dokumentacji i kontroli na miejscu, koncentrując się na bardziej ryzykownych beneficjentach, projektach, wykonawcach i umowach.
Prezentowanie i dokumentowanie zwiększonej skuteczności i efektywności kontroli zarządczych
Narzędzie punktowej oceny ryzyka ARACHNE zapewni instytucjom zarządzającym możliwość oceny skuteczności i efektywności kontroli zarządczej oraz rejestrowania i prezentowania historycznych wyników w dziedzinie zwiększenia skuteczności i efektywności tych kontroli.
Wzmocnienie środków służących zapobieganiu nieprawidłowościom i ich zwalczaniu
Narzędzie punktowej oceny ryzyka ARACHNE określa ponad 100 wskaźników ryzyka, które są pogrupowane w 7 kategorii ryzyka, takich jak udzielanie zamówień, zarządzanie umowami, kwalifikowalność, realizacja, koncentracja, inne oraz ostrzeżenia przed ryzykiem utraty reputacji i nadużycia finansowego. Wszystkie wskaźniki ryzyka łącznie pomagają instytucjom zarządzającym w identyfikacji najbardziej ryzykownych projektów, beneficjentów, wykonawców i umów. Po wdrożeniu i włączeniu do systemu zarządzania i kontroli narzędzia punktowej oceny ryzyka ARACHNE może ono znacznie zwiększyć stopień zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania i zwalczania.
Korzyści z automatycznego przepływu informacji i ze zmniejszenia obciążenia administracyjnego
W odniesieniu do nowego okresu programowania 2014–2020 wszystkie instytucje zarządzające ustanowiły system komputerowy zgodnie z art. 72 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Wiele pól danych wykorzystywanych w systemie Arachne jest włączonych do tego systemu. Można je łatwo wyodrębniać, dzięki czemu można korzystać z pełnego zakresu punktowej oceny ryzyka.