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 Häufig gestellte Fragen

1. Gibt es Beschränkungen für die Einsicht in die Archive?

Die „30-Jahre-Frist“
Dokumente, die die Kommission den Historischen Archiven übermittelt, müssen 30 Jahre nach ihrer Erstellung öffentlich zugänglich gemacht werden. Diese archivische Regelung wird „30-Jahre-Frist“ genannt. Die Frist ist in der Verordnung Nr. 354/83 des Rates über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft festgelegt. Die Verordnung orientiert sich an den einschlägigen Vorgehensweisen der Mitgliedstaaten. Ausnahmen
Bestimmte Dokumente in den Historischen Archiven sind nicht öffentlich zugänglich. Es handelt sich um Dokumente, die als Verschlusssache (nur für den Doenstgebrauch, Vertraulich, Geheim oder Streng Gehein) eingestuft und daher erst nach ihrer Freigabe zugänglich sind; oder aber um Dokumente, die „sensible“ Informationen – beispielsweise personenbezogene Daten, Angaben, die geschäftliche Interessen betreffen usw. – enthalten und daher nicht eingesehen werden können, solange die für Ausnahmen vom Zugangsrecht geltenden Bedingungen gegeben sind (Art. 2 und 3 der Verordnung 1700/2003).

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2. Habe ich Zugang zu Dokumenten oder Akten, die weniger alt als 30 Jahre sind?

Der Zugang zu Dokumenten, die weniger alt als 30 Jahre sind, ist durch die Verordnung Nr. 1049/2001über den Zugang zu Dokumenten geregelt. Anträge auf Zugang können per E-Mail an das Generalsekretariat der Kommission gerichtet werden.

>> Mehr über die Politik betreffend Transparenz und Zugang zu Dokumenten.

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3. Warum ist eine Terminvereinbarung im Voraus erforderlich?

Um Ihren Besuch bestmöglich vorbereiten zu können, empfiehlt es sich dass Sie im Voraus Kontakt mit uns aufnehmen und den Termin Ihres Besuchs mitteilen. Um Ihren Besuch möglichst erfolgreich ablaufen zu lassen, berücksichtigen Sie bitte folgende Umstände:
Bitte teilen Sie uns spätestens 2 Werktage vor Ihrem Besuch etwaige Referenzen zu den Akten mit, die Sie interessieren, um sicherzugehen, dass die Unterlagen auch tatsächlich verfügbar sind (unser Hauptlager befindet sich außerhalb von Brüssel).
Für den Fall, dass Ihnen die Referenzen nicht bekannt sind oder dass Sie uns zum ersten Mal besuchen, teilen Sie uns bitte den Gegenstand Ihrer Forschungsarbeiten mit. Auf diese Weise können wir Ihnen besser behilflich sein. Sie erhalten eine Antwort innerhalb der nächsten 15 Werktage.

Nach der Verschärfung der Sicherheitsmaßnahmen, bitten wie Sie, uns spätestens 2 Werktage vor Ihrem Besuch per E-Mail, das ausgefüllte Excel-Formular zuzusenden. Bitte geben Sie in der Spalte 'Nationalität' den entsprechenden ISO-Code an.

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4. Welche Archive finde ich?

Alle öffentlich zugänglichen Archive der Europäischen Kommission, entweder als Mikrofiche (von Originalen, die bereits dem Historischen Archiv der EU in Florenz übermittelt wurden) oder im Papierformat (Originale, die noch nicht nach Florenz verbracht wurden).

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5. Welche Archive finde ich in den Historischen Archiven der EU in Florenz?

Die öffentlich zugänglichen historischen Archive der Europäischen Kommission, des Europäischen Parlaments, des Rates der EU und anderer Einrichtungen, soweit sie bereits zur ständigen Aufbewahrung nach Florenz gebracht wurden.
Die Archive von Privatbeständen oder anderen Organisationen sind ebenfalls erhältlich im Historischen Archiv der Europäischen Union in Florenz .
Die Historischen Archive der EU werden vom Europäischen Universitätsinstitut in Florenz auf der Grundlage eines Vertrags verwaltet, der 1984 mit den Europäischen Institutionen geschlossen wurde. Einmal im Jahr werden die Originale der öffentlich zugänglichen Archive zur Aufbewahrung dem Institut übermittelt, das für ihre ständige Erhaltung zuständig ist.

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6. Kann ich in den Historischen Archiven Dokumente von anderen Institutionen oder von externen Stellen finden?

Angesichts der Art der Tätigkeiten der Kommission befinden sich in unseren Akten auch häufig Dokumente von anderen Institutionen oder von Dritten.

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7. Wo kann ich das Bulletin der Gemeinschaften/der Union und den Gesamtbericht über die Tätigkeit der Gemeinschaft/der Union finden?

Das Bulletin der Europäischen Union finden Sie auf der Website EU Bookshop und den Gesamtbericht über die Tätigkeit der Europäischen Union auf Europa.
Frühere Jahrgänge können Sie in unserem Benutzersaal oder in der Zentralbibliothek der Kommission einsehen.

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8. Darf ich Dokumente der Historischen Archive vervielfältigen?

Generell stehen alle Dokumente der Kommission vorbehaltlich Quellenangabe zum freien Gebrauch zur Verfügung. Für bestimmte Fälle – Presserundschau, Fotos usw. – gelten besondere Bedingungen. Genauere Angaben finden Sie in der Benutzersaalordnung .

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9. Wird in den Historischen Archiven auch audiovisuelles Material aufbewahrt?

In den Historischen Archiven der Kommission werden hauptsächlich deren interne Schriftstücke aufbewahrt. Die Verwaltung des audiovisuellen Materials liegt in den Händen der Generaldirektion „Kommunikation“, die für die aktuelle Berichterstattung zuständig ist und auch Archivaufnahmen bereitstellt.

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10. Sind besondere Formalitäten für den Zugang zum Benutzersaal zu beachten?

Um einen  Zugang zum Gebäude zu erhalten, ist es erforderlich:

• uns spätestens 2 Werktage vor Ihrem Besuch per E-Mail, das ausgefüllte Excel-Formular zuzusenden. Bitte geben Sie in der Spalte 'Nationalität' den entsprechenden ISO-Code an. Sie erhalten daraufhin einen E-pass.
• dieses Dokument am Empfang des Gebäudes gemeinsam mit einem Personaldokument vorzulegen.